Como digitalizar uma assinatura e colocar em qualquer PDF

Um formulário chega em PDF, e você quer sua assinatura de verdade nele, a que você faz com caneta, e não um nome digitado. Você também quer repetir isso no mês que vem sem imprimir nada. Este guia mostra como digitalizar uma assinatura no iPhone, como adicionar a assinatura digitalizada a um documento e qual método dá um resultado limpo, sem uma caixa cinza de papel em volta da tinta.

Por que digitalizar uma assinatura?

Digitalizar uma assinatura transforma o seu traço feito à mão em uma imagem que você coloca em qualquer PDF. Você assina uma vez no papel ou na tela, e cada formulário seguinte leva alguns toques em vez de um ciclo de imprimir, assinar e digitalizar. As páginas do PDF original continuam nítidas, e o arquivo continua pequeno o bastante para o e-mail.

Normalmente as pessoas querem isso para três tarefas: assinar contratos de aluguel, formulários da escola e contratos de freelancer pelo celular; manter uma assinatura igual em muitos documentos; e adicionar uma assinatura a um PDF que não tem campo de assinatura. Uma boa imagem de assinatura facilita as três. Uma ruim, com sombras e uma caixa bege de papel, faz o formulário parecer a foto de uma foto.

Assinatura digitalizada vs certificado digital

Uma assinatura digitalizada é uma imagem da sua letra colocada em uma página. Juridicamente, é uma assinatura eletrônica, que a lei federal americana ESIGN Act define como um som, símbolo ou processo anexado a um registro e adotado com a intenção de assinar. Ela não prova quem a colocou e não tranca o arquivo.

Uma assinatura digital baseada em certificado é um método criptográfico, e o artigo da Wikipédia em inglês sobre assinaturas eletrônicas chama as assinaturas eletrônicas de um conceito jurídico diferente dela. Se um banco ou um portal do governo pedir um "certificado digital", uma assinatura digitalizada não vai passar na verificação. A explicação completa está em assinatura eletrônica vs assinatura digital.

Como digitalizar uma assinatura no iPhone, passo a passo

O jeito mais rápido de digitalizar uma assinatura é fotografá-la no papel e colocar a foto no seu PDF em um editor de PDF. Estes passos usam a Câmera do iPhone e o MRS, um scanner e editor de PDF para iPhone com uma ferramenta de imagem que recorta e coloca uma foto em qualquer página.

1. Assine em papel branco liso. Use uma caneta escura de traço médio, como uma caneta gel preta ou uma caneta de ponta porosa, em papel sulfite limpo e sem pauta. Assine no seu tamanho normal ou um pouco maior, para os traços continuarem nítidos quando você reduzir a imagem depois.
2. Tire a foto. Coloque a folha em uma superfície plana perto de uma janela, segure o iPhone reto acima dela e deixe a assinatura ocupar a maior parte do enquadramento. Mude de posição até nenhuma sombra da sua mão ou do celular cair sobre o papel e tire a foto com o app Câmera.
3. Abra o PDF no MRS. Importe o PDF do app Arquivos, ou digitalize o formulário em papel com a câmera de documentos, e abra-o no editor.
4. Toque em Imagem. A ferramenta de imagem abre a sua fototeca. Escolha a foto da assinatura.
5. Recorte bem rente. A etapa de recorte do iOS mostra um quadro quadrado: mova e ajuste a foto para a assinatura ocupar o máximo possível do quadrado. Cada pedaço de papel que fica no quadro aparece na página.
6. Coloque sobre a linha. A foto aparece na página. Mova, redimensione e gire até ela ficar sobre a linha de assinatura, com a altura de mais ou menos duas linhas de texto.

A foto colocada mantém o fundo do papel, porque o MRS não remove fundos. Em uma página branca essa caixa se disfarça, principalmente se o seu papel era branco e a luz era uniforme. Em papel colorido, em uma digitalização acinzentada ou com uma linha passando por baixo da assinatura, a caixa aparece.

Opção mais limpa: desenhe uma vez no MRS

A assinatura mais limpa no MRS é a que você desenha com o dedo. Abra a ferramenta Assinar documento, ou toque em Assinar no editor, e escreva sua assinatura no painel com tinta preta ou azul. O resultado não tem papel nenhum atrás, então ele fica bem em qualquer formulário, colorido ou pautado, sem caixa.

O MRS salva as suas 5 assinaturas mais recentes no iPhone, então o próximo documento leva dois toques: abra a lista de assinaturas e toque na que você quer. Você pode colocar, mover, redimensionar e girar a assinatura em qualquer página.

Escreva devagar; uma assinatura feita com o dedo fica mais parecida com a da caneta quando você não apressa as curvas. Para assinar um PDF com a Marcação, veja como assinar um PDF no iPhone.

Outros jeitos de digitalizar ou capturar sua assinatura

O iPhone e o Mac têm mais jeitos de passar uma assinatura para o formato digital. Cada um troca esforço por um resultado mais ou menos limpo.

Marcação no iPhone. A Marcação deixa você desenhar uma assinatura com o dedo, e o Manual de Uso do iPhone diz que o iPhone a salva para a próxima vez que você adicionar uma assinatura, com etiquetas como iniciais. Em um app compatível, como Notas ou Fotos, toque em Marcação, toque no botão de adicionar e depois em Adicionar Assinatura. É uma assinatura desenhada, a mesma ideia do painel do MRS.

Levantar o objeto da foto. O iOS consegue recortar o objeto principal de uma foto. Segundo o manual da Apple sobre como levantar um objeto do fundo da foto, você abre a foto, mantém o toque sobre o objeto até aparecer um contorno e toca em Copiar, Compartilhar ou Adicionar Adesivo; um adesivo pode ser usado na Marcação. Uma assinatura é tinta fina, então o iOS nem sempre a contorna; traços escuros e grossos em papel branco dão a melhor chance.

O MRS coloca as fotos com o fundo, então use uma assinatura levantada na Marcação ou no Notas.

Pré-Visualização no Mac. Se você tem um Mac, a Pré-Visualização consegue ler sua assinatura pela câmera do Mac. O manual da Pré-Visualização da Apple diz para segurar sua assinatura em papel branco virada para a câmera, nivelada com a linha azul, e clicar em OK. É um recurso do Mac e serve para você se assina PDFs no computador.

Uma impressora com scanner. Uma digitalização de mesa da folha assinada dá luz uniforme, sem sombras. Recorte a digitalização até a assinatura, salve como imagem e mande para o iPhone, depois coloque como a foto dos passos acima. Ela ainda mantém o fundo do papel.

Métodos para digitalizar assinatura comparados

Os métodos mudam principalmente no fundo que deixam e no trabalho que dá reutilizá-los.

Qual escolher. Escolha uma assinatura desenhada, no MRS ou na Marcação, se você quer o resultado mais limpo em qualquer formulário. Escolha o caminho da foto se a sua assinatura de caneta tem detalhes que o dedo não copia e os seus formulários são brancos. Escolha levantar o objeto quando precisar da versão de caneta sem fundo e o iOS contornar na primeira tentativa.

Mais apps são comparados em o melhor app de assinatura para iPhone.

Dicas para uma imagem de assinatura limpa

Uma boa digitalização começa no papel, bem antes do recorte. Quatro detalhes decidem a maior parte do resultado.

Caneta. Uma caneta gel preta ou uma ponta porosa fina dá um traço escuro e uniforme. A tinta de esferográfica costuma ficar clara e falhar, e um marcador grosso vira borrões quando você reduz a imagem. Tinta azul serve se você quer que a assinatura se destaque do texto preto.

Papel. Use papel sulfite branco liso. Papel pautado de caderno passa linhas azuis pela sua assinatura, e papel creme ou reciclado aparece como uma caixa bege em um formulário branco.

Luz. Fotografe com luz do dia uniforme perto de uma janela, com a luz vindo de lado. As luzes do teto jogam a sombra do celular bem em cima da tinta. Se a foto ficar cinza, tire de novo com mais luz em vez de editá-la.

Uma regra de recorte: preencha o quadrado

Preencha o enquadramento ao tirar a foto e depois recorte bem rente. O quadro de recorte do MRS é quadrado, então uma assinatura comprida deixa um pouco de papel acima e abaixo; uma assinatura um pouco mais compacta preenche melhor o quadrado.

Erros comuns ao digitalizar uma assinatura

A maioria das assinaturas digitalizadas feias vem dos mesmos poucos hábitos. Confira estes pontos antes de colocar a imagem.

• Uma sombra no papel: o celular ou a sua mão bloqueia a luz e deixa uma mancha escura ao lado da tinta. Mova a folha ou fotografe de um ângulo um pouco diferente.
• Assinar pequeno demais: uma assinatura minúscula, ampliada depois, fica borrada e serrilhada. Assine maior no papel e reduza no PDF.
• Um recorte folgado: o papel em volta da tinta vira uma caixa visível no formulário. Recorte até os traços quase tocarem as bordas.
• Reutilizar a imagem da assinatura de outra pessoa: uma assinatura que você recebeu de um colega ou de um formulário antigo pertence a essa pessoa. Faça a sua.
• Esperar um certificado digital: uma assinatura digitalizada é uma imagem, e um portal que verifica certificados vai recusá-la. Pergunte a quem enviou qual tipo aceita.

Caso especial: um formulário colorido ou pautado

Um formulário impresso em papel colorido, ou com uma linha bem embaixo do lugar da assinatura, mostra qualquer caixa branca em volta de uma foto. Use uma assinatura desenhada nesses formulários, pelo painel do MRS ou pela Marcação, porque ela não tem fundo. Se você precisar da versão de caneta, tente levantar o objeto primeiro e coloque o resultado com a Marcação.

Segurança: mantenha a imagem da sua assinatura privada

A imagem da sua assinatura abre a porta para muitos formulários, então guarde-a no seu aparelho. Não mande a imagem da assinatura sozinha por e-mail para você ou para outras pessoas, não a coloque em uma pasta compartilhada e, quando tiver uma cópia limpa, apague as fotos antigas dela, inclusive do álbum de itens apagados recentemente no Fotos. Envie PDFs assinados, nunca o arquivo da assinatura sozinho.

Onde o MRS guarda suas assinaturas

O MRS guarda suas assinaturas salvas no iPhone, no armazenamento do próprio app com a proteção de arquivos do iOS, e não as envia para lugar nenhum. Ele não precisa de conta.

Digitalizar, reconhecer texto e assinar são gratuitos; enviar o PDF assinado pelo MRS exige o MRS Premium, semanal ou anual com 3 dias de teste grátis, com os preços mostrados no app. Se você precisar mudar um documento depois de assiná-lo, leia como editar um PDF assinado.

Sua lista de verificação da assinatura e próximos passos

Uma assinatura reutilizável pede cinco verificações na primeira vez que você a prepara.

• Escolha o método: desenhada para o resultado mais limpo, foto para o visual exato da caneta.
• Prepare o papel: branco, sem pauta, caneta escura, assinatura um pouco maior que o normal.
• Fotografe com boa luz: luz do dia uniforme, sem sombra, assinatura ocupando o enquadramento.
• Recorte e posicione: recorte rente, assinatura sobre a linha com cerca de duas linhas de texto de altura.
• Guarde com segurança: só no seu aparelho, cópias antigas apagadas.

Se o formulário que você precisa assinar ainda está em papel, comece por como digitalizar documentos no iPhone, ou baixe o MRS para digitalizar, assinar e guardar seus formulários em um só lugar. Dúvidas sobre o app vão para o suporte do MRS.