Comment scanner une signature et l'ajouter à un PDF

Un formulaire arrive en PDF, et vous voulez y mettre votre vraie signature, celle que vous faites au stylo, plutôt qu'un nom tapé au clavier. Vous voulez aussi pouvoir recommencer le mois prochain sans rien imprimer. Ce guide explique comment scanner une signature sur iPhone, comment ajouter la signature scannée à un document, et quelle méthode donne un résultat net, sans cadre de papier gris autour de l'encre.

Pourquoi scanner sa signature ?

Scanner une signature transforme votre marque manuscrite en une image que vous placez sur n'importe quel PDF. Vous signez une fois, sur papier ou sur l'écran, et chaque formulaire suivant prend quelques touchers au lieu du cycle imprimer, signer, scanner. Les pages du PDF d'origine restent nettes, et le fichier reste assez léger pour un e-mail.

On en a besoin surtout pour trois choses : signer un bail, des formulaires scolaires ou des contrats de freelance depuis le téléphone ; garder la même signature sur de nombreux documents ; et ajouter une signature à un PDF qui n'a pas de champ de signature. Une bonne image de signature rend ces trois tâches faciles. Une mauvaise, avec des ombres et un cadre de papier beige, donne au formulaire l'air d'une photo de photo.

Signature scannée ou identité numérique

Une signature scannée est une image de votre écriture placée sur une page. Juridiquement, c'est une signature électronique, que la loi fédérale américaine ESIGN Act définit comme un son, un symbole ou un processus joint à un document et adopté avec l'intention de signer. Elle ne prouve pas qui l'a placée, et elle ne verrouille pas le fichier.

Une signature numérique fondée sur un certificat est une méthode cryptographique, et l'article de Wikipédia sur la signature électronique présente la signature électronique comme une notion juridique distincte de celle-ci. Si une banque ou un portail administratif demande une « identité numérique », une signature scannée ne passera pas sa vérification. L'explication complète est dans signature électronique ou signature numérique.

Comment scanner une signature sur iPhone, étape par étape

Le moyen le plus rapide de scanner une signature est de la photographier sur papier et de placer la photo sur votre PDF dans un éditeur de PDF. Ces étapes utilisent l'app Appareil photo de l'iPhone et MRS, un scanner et éditeur de PDF pour iPhone dont l'outil Image recadre une photo et la place sur n'importe quelle page.

1. Signez une feuille blanche. Prenez un stylo foncé au trait moyen, comme un stylo gel noir ou un feutre fin, sur une feuille d'imprimante propre et sans lignes. Signez à votre taille habituelle ou un peu plus grand, pour que les traits restent nets une fois réduits.
2. Prenez la photo. Posez la feuille sur une surface plane près d'une fenêtre, tenez l'iPhone bien au-dessus et laissez la signature remplir la plus grande partie du cadre. Déplacez-vous jusqu'à ce qu'aucune ombre de votre main ou du téléphone ne tombe sur le papier, puis prenez la photo avec l'app Appareil photo.
3. Ouvrez le PDF dans MRS. Importez le PDF depuis l'app Fichiers, ou scannez le formulaire papier avec la caméra de documents, puis ouvrez-le dans l'éditeur.
4. Touchez Image. L'outil Image ouvre votre photothèque. Choisissez la photo de la signature.
5. Recadrez au plus près. L'étape de recadrage d'iOS affiche un cadre carré : déplacez et agrandissez la photo pour que la signature remplisse le plus possible le carré. Chaque morceau de papier laissé dans le cadre se voit sur la page.
6. Placez-la sur la ligne. La photo apparaît sur la page. Déplacez-la, redimensionnez-la et faites-la pivoter jusqu'à ce qu'elle repose sur la ligne de signature, à environ la hauteur de deux lignes de texte.

La photo placée garde son fond de papier, car MRS ne supprime pas les arrière-plans. Sur une page blanche, ce cadre se fond dans la page, surtout si le papier était blanc et la lumière égale. Sur un papier de couleur, avec une numérisation grise ou une ligne qui passe sous la signature, le cadre se voit.

Option plus nette : tracez-la une fois dans MRS

La signature la plus nette dans MRS est celle que vous tracez au doigt. Ouvrez l'outil « Signer un document », ou touchez Signer dans l'éditeur, et écrivez votre signature sur le pavé en encre noire ou bleue. Le résultat n'a aucun papier derrière lui : il se pose sur n'importe quel formulaire, coloré ou ligné, sans cadre.

MRS enregistre vos 5 signatures les plus récentes sur l'iPhone : le document suivant ne demande que deux touchers, ouvrir la liste des signatures et toucher celle que vous voulez. Vous pouvez la placer, la déplacer, la redimensionner et la faire pivoter sur n'importe quelle page.

Écrivez lentement ; une signature au doigt ressemble le plus à votre signature au stylo quand vous ne bâclez pas les boucles. Pour signer un PDF avec Annoter, consultez comment signer un PDF sur iPhone.

Autres façons de scanner ou capturer votre signature

Votre iPhone et votre Mac offrent d'autres moyens de rendre une signature numérique. Chacun échange de l'effort contre un résultat plus ou moins net.

Annoter sur iPhone. Annoter vous permet de tracer une signature au doigt, et le guide d'utilisation de l'iPhone d'Apple indique que l'iPhone l'enregistre pour la prochaine fois que vous ajoutez une signature, avec plusieurs signatures possibles, comme des initiales. Dans une app compatible comme Notes ou Photos, touchez Annoter, touchez le bouton d'ajout, puis touchez « Ajouter une signature ». C'est une signature tracée, la même idée que le pavé de MRS.

Détacher un sujet de la photo. iOS peut détacher le sujet principal d'une photo. Selon le guide d'Apple pour détacher un sujet de l'arrière-plan, vous ouvrez la photo, maintenez le doigt sur le sujet jusqu'à ce qu'un contour apparaisse, puis touchez Copier, Partager ou « Ajouter un autocollant » ; un autocollant peut s'utiliser dans Annoter. Une signature n'est qu'une encre fine : iOS ne l'entoure donc pas toujours ; des traits foncés et épais sur papier blanc lui donnent les meilleures chances.

MRS place les photos avec leur fond : utilisez donc une signature détachée dans Annoter ou dans Notes.

Aperçu sur Mac. Si vous avez un Mac, Aperçu peut lire votre signature avec la caméra du Mac. Le guide d'Aperçu d'Apple indique de placer votre signature sur papier blanc face à la caméra, alignée avec la ligne bleue, puis de cliquer sur Terminé. C'est une fonction du Mac, utile si vous signez vos PDF sur un ordinateur.

Une imprimante avec scanner. Une numérisation à plat de la feuille signée donne une lumière égale, sans ombres. Recadrez la numérisation sur la signature, enregistrez-la en image et envoyez-la sur votre iPhone, puis placez-la comme la photo des étapes ci-dessus. Elle garde quand même le fond de papier.

Les méthodes pour scanner une signature comparées

Les méthodes diffèrent surtout par le fond qu'elles laissent et par l'effort qu'il faut pour les réutiliser.

Laquelle choisir. Choisissez une signature tracée, dans MRS ou dans Annoter, si vous voulez le résultat le plus net sur n'importe quel formulaire. Choisissez la photo si votre signature au stylo a des détails qu'un doigt ne peut pas reproduire et si vos formulaires sont blancs. Choisissez « Détacher un sujet » quand vous voulez la version au stylo sans fond et qu'iOS l'entoure du premier coup.

D'autres apps sont comparées dans la meilleure app de signature pour iPhone.

Conseils pour une image de signature nette

Une numérisation nette se joue sur le papier, bien avant le recadrage. Quatre détails décident de l'essentiel du résultat.

Stylo. Un stylo gel noir ou un feutre fin donne un trait régulier et foncé. L'encre de stylo à bille est souvent pâle et saute, et un gros marqueur bave en taches quand vous réduisez l'image. L'encre bleue convient si vous voulez que la signature ressorte sur un texte imprimé en noir.

Papier. Utilisez du papier d'imprimante blanc et uni. Le papier de cahier ligné fait passer des lignes bleues à travers votre signature, et un papier crème ou recyclé apparaît comme un cadre beige sur un formulaire blanc.

Lumière. Prenez la photo à la lumière du jour, près d'une fenêtre, avec une lumière qui vient de côté. Les plafonniers projettent l'ombre de votre téléphone juste sur l'encre. Si la photo paraît grise, reprenez-la sous une lumière plus vive au lieu de la retoucher.

Une règle de recadrage : remplissez le carré

Remplissez le cadre au moment de la photo, puis recadrez au plus près. Le cadre de recadrage de MRS est carré : une signature longue garde un peu de papier au-dessus et au-dessous ; une signature un peu plus compacte remplit mieux le carré.

Erreurs fréquentes quand on scanne une signature

La plupart des signatures mal scannées viennent des mêmes quelques habitudes. Vérifiez ces points avant de placer l'image.

• Une ombre sur le papier : le téléphone ou votre main bloque la lumière et laisse une tache sombre à côté de l'encre. Déplacez la feuille ou prenez la photo sous un angle un peu différent.
• Signer trop petit : une signature minuscule, agrandie ensuite, paraît floue et crénelée. Signez plus grand sur le papier et réduisez-la sur le PDF.
• Un recadrage trop large : le papier autour de l'encre devient un cadre visible sur le formulaire. Recadrez jusqu'à ce que les traits touchent presque les bords.
• Réutiliser l'image de signature de quelqu'un d'autre : une signature reçue d'un collègue ou trouvée sur un ancien formulaire appartient à cette personne. Faites la vôtre.
• Attendre une identité numérique : une signature scannée est une image, et un portail qui vérifie les certificats la refusera. Demandez à l'expéditeur quel type il accepte.

Cas particulier : un formulaire coloré ou ligné

Un formulaire imprimé sur papier de couleur, ou avec une ligne qui passe juste sous la signature, révèle tout cadre blanc autour d'une photo. Pour ces formulaires, utilisez une signature tracée, avec le pavé de MRS ou Annoter, car elle n'a pas de fond. Si vous devez utiliser la version au stylo, essayez d'abord « Détacher un sujet » et placez le résultat avec Annoter.

Sécurité : gardez votre image de signature privée

L'image de votre signature ouvre la porte à de nombreux formulaires : gardez-la sur votre appareil. N'envoyez pas l'image seule par e-mail, ni à vous-même ni à d'autres, ne la publiez pas dans un dossier partagé, et une fois que vous avez une copie nette, supprimez les anciennes photos, y compris dans « Supprimés récemment » de Photos. Envoyez des PDF signés, jamais le fichier de signature seul.

Où MRS garde vos signatures

MRS garde vos signatures enregistrées sur l'iPhone, dans le stockage propre à l'app avec la protection des fichiers d'iOS, et ne les envoie nulle part. Aucun compte n'est nécessaire.

La numérisation, la reconnaissance de texte et la signature sont gratuites ; l'envoi du PDF signé depuis MRS demande MRS Premium, à la semaine ou à l'année avec un essai gratuit de 3 jours, et les prix sont affichés dans l'app. Si vous devez modifier un document après l'avoir signé, lisez comment modifier un PDF signé.

Votre liste de contrôle et les prochaines étapes

Une signature réutilisable demande cinq vérifications la première fois que vous la préparez.

• Choisissez la méthode : tracée pour le résultat le plus net, photo pour l'aspect exact du stylo.
• Préparez le papier : blanc, sans lignes, stylo foncé, signature un peu plus grande que d'habitude.
• Photographiez sous une bonne lumière : lumière du jour égale, sans ombre, signature qui remplit le cadre.
• Recadrez et placez : recadrage serré, signature sur la ligne à environ deux lignes de texte de hauteur.
• Rangez-la en sécurité : sur votre appareil uniquement, anciennes copies supprimées.

Si le formulaire à signer est encore sur papier, commencez par comment scanner des documents sur iPhone, ou téléchargez MRS pour scanner, signer et garder vos formulaires au même endroit. Les questions sur l'app vont au support de MRS.