Como assinar um PDF no iPhone e devolvê-lo em poucos minutos

A renovação do contrato de aluguel chega ao seu e-mail à noite com a frase "por favor, assine e devolva até amanhã", e você não tem impressora. Este guia mostra como assinar PDF no iPhone, como adicionar uma assinatura a um PDF com as ferramentas que já estão no celular ou com um app de scanner, e quanto essa assinatura vale.

Por que assinar PDF no iPhone é melhor que imprimir, assinar e escanear

Assinar um PDF no iPhone elimina três etapas: imprimir, assinar com caneta e escanear a página de volta. O jeito antigo também custa qualidade, porque cada ciclo de impressão e digitalização acrescenta bordas cinza, inclinação e um arquivo maior. Uma assinatura colocada no próprio PDF mantém as páginas originais nítidas e o arquivo leve o bastante para o e-mail.

A maioria dos formulários que chegam por e-mail é papelada comum: uma autorização de passeio da escola, uma ficha de locação, um contrato de freelancer, um termo de consentimento de uma clínica. O remetente quer ver sua assinatura, seu nome e uma data na linha certa. Seu iPhone faz as três coisas em poucos minutos.

Dois caminhos: assinar você mesmo ou assinar por um pedido

Assinar um PDF acontece de duas formas. Na primeira, você recebe um arquivo, coloca sua assinatura e devolve; este artigo trata desse caminho. Na segunda, o remetente usa um serviço de pedido de assinatura que envia um link por e-mail, guia você pelos campos e registra quem assinou e quando.

Se o e-mail tem um botão "Revisar e assinar", o remetente escolheu o segundo caminho, e você assina dentro do serviço dele. Se tem um PDF anexado, o resto deste guia vale para você.

Como assinar PDF no iPhone com a Marcação

A Marcação, a ferramenta de desenho e anotação que vem no iOS, assina um PDF sem app extra. Segundo o Manual do Usuário do iPhone da Apple, você abre o documento e, se o iOS pedir, abre no app Arquivos e toca em Salvar. Depois toca no botão Marcação, no botão de adicionar, escolhe Adicionar Assinatura, assina com o dedo e toca em OK.

A assinatura aparece na página, e você a arrasta até a linha. Os pontos azuis da moldura servem para mudar o tamanho. O iOS salva a assinatura, então na próxima vez você a escolhe em uma lista, e pode guardar várias, como a assinatura completa e suas iniciais.

Onde fica a Marcação no Mail e no Arquivos

A Marcação fica na barra de ferramentas da pré-visualização do documento. No Mail, toque no PDF anexado para abrir a pré-visualização; no Arquivos, toque no arquivo. A Apple cita o Notas e o Fotos como outros apps compatíveis, e no Fotos a mesma opção Adicionar Assinatura funciona na foto de um documento.

A Marcação resolve bem um PDF avulso. Para um formulário que você só tem em papel, digitalize primeiro, por exemplo com o scanner de documentos do Notas, e depois assine a digitalização.

Como assinar um PDF com o MRS, passo a passo

O MRS é um scanner e editor de PDF para iPhone com a ferramenta Assinar documento, feita para essa tarefa. Os passos abaixo levam um formulário do seu e-mail, ou do papel, até um PDF assinado pronto para enviar.

1. Abra Assinar documento. No MRS, abra Ferramentas e toque em Assinar documento. Digitalize um formulário em papel com a câmera de documentos, que encontra as bordas da página e a endireita, ou importe o PDF que você salvou do Mail no app Arquivos.
2. Deixe o editor abrir. Depois da digitalização ou importação, o MRS abre o editor de PDF pronto para assinar, então você não precisa procurar a ferramenta certa.
3. Desenhe sua assinatura. Assine na área com o dedo e escolha tinta preta ou azul. A tinta azul mostra ao destinatário, num relance, qual marca é a assinatura.
4. Posicione na linha. Mova, redimensione e gire a assinatura até ela ficar sobre a linha de assinatura, em tamanho natural. A rotação ajuda quando a digitalização saiu um pouco torta.
5. Adicione a data e seu nome. Toque na ferramenta de texto, toque ao lado da linha e digite a data e seu nome completo. Você escolhe entre 7 fontes, tamanhos de 12 a 48 e 9 cores.
6. Confira e compartilhe. Role todas as páginas, abra o menu Compartilhar do iOS e envie o PDF por Mail, Mensagens ou AirDrop, ou salve no Arquivos.

O MRS salva suas 5 assinaturas mais recentes no iPhone, então o próximo formulário leva dois toques: abra a lista de assinaturas e toque na que você quer. Digitalizar, reconhecer texto e assinar são gratuitos; enviar o PDF assinado a partir do MRS faz parte do MRS Premium, e os preços aparecem no app.

O erro mais comum: o tamanho da assinatura

Uma assinatura que ocupa meia página parece descuidada, e uma do tamanho de uma vírgula parece um borrão. Mire na altura de cerca de duas linhas do texto do formulário e numa largura que caiba na linha de assinatura sem passar por cima do rótulo impresso. Dê zoom antes de soltar e depois afaste para ver a página inteira como o destinatário vai ver.

Marcação, MRS ou serviço de pedido de assinatura

A Marcação, o MRS e um serviço de pedido de assinatura como o DocuSign resolvem partes diferentes da mesma tarefa. A tabela compara o que cada um faz para quem assina um PDF no iPhone.

Qual escolher

A Marcação basta para um PDF único que chegou por e-mail e precisa de uma assinatura. O MRS combina com formulários que começam no papel, com quem assina com frequência e quer as assinaturas e as cópias assinadas numa biblioteca pesquisável, ou com quem quer tinta azul que se destaca do texto impresso. Um serviço de pedido de assinatura serve ao lado do remetente: o DocuSign descreve seu produto como um jeito de enviar, assinar e acompanhar documentos, o que importa quando várias pessoas precisam assinar o mesmo contrato.

Assinatura desenhada no iPhone tem validade jurídica?

Uma assinatura desenhada na tela é uma assinatura eletrônica: uma marca que você associa a um documento com a intenção de assinar. É uma imagem da sua letra colocada na página, diferente de uma assinatura digital baseada em certificado, que usa criptografia para provar a identidade e detectar alterações. O artigo da Wikipédia sobre assinatura eletrônica explica que os dois termos descrevem uma ideia jurídica e um método técnico.

Nos Estados Unidos, o ESIGN Act diz que uma assinatura ou contrato não pode perder efeito jurídico apenas por estar em forma eletrônica. Na União Europeia, o regulamento eIDAS diz que nenhuma assinatura eletrônica pode ser recusada em juízo só por não ser avançada ou qualificada, e dá às assinaturas qualificadas o mesmo efeito da assinatura de próprio punho, como resume a visão geral do eIDAS.

Quando perguntar ao destinatário antes

O ESIGN Act lista exceções: testamentos e trusts testamentários, adoção e divórcio, ordens e peças judiciais, e avisos como despejo ou execução de hipoteca. Um banco, um cartório ou um empregador também pode exigir um processo específico. Quando o contrato for regulado ou de valor alto, pergunte ao remetente qual assinatura ele aceita antes de assinar; este artigo é informação geral, não orientação jurídica.

Erros comuns ao assinar PDF no iPhone

A maioria dos formulários recusados falha em detalhes pequenos, não na assinatura em si. Confira estes pontos antes de tocar em enviar.

• Assinar a versão errada: a resposta a um e-mail antigo pode trazer o contrato do ano passado. Abra o anexo mais recente e confira as datas na primeira página.
• Páginas esquecidas: um contrato pode pedir assinatura na página 3 e rubrica na página 7. Role todas as páginas e procure linhas, caixas e a palavra "rubrica".
• Sem data ou nome: muitos formulários pedem "assinatura, nome, data" na mesma linha. Adicione os três com a ferramenta de texto.
• Digitalização borrada: um formulário digitalizado com pouca luz fica difícil de ler depois de assinado. Digitalize de novo perto de uma janela, sobre uma mesa escura, como explica o guia para digitalizar como um profissional com o iPhone.
• Enviar uma foto em vez do PDF: uma captura de tela da página assinada perde as outras páginas e a qualidade do texto. Compartilhe o próprio arquivo PDF.

Caso especial: formulário com campos preenchíveis

Alguns PDFs têm caixas em que dá para digitar, criadas pelo software do remetente. No Arquivos, a Marcação deixa você tocar num campo vazio e digitar, e o Preenchimento Automático do iOS pode completar vários campos relacionados de uma vez a partir do seu cartão de contato. O MRS preenche esses formulários colocando texto por cima da página, que imprime e se lê do mesmo jeito; o guia de noções básicas de edição de PDF no celular explica caixas de texto e alinhamento em detalhe.

Sua lista de verificação e próximos passos

Antes de enviar, faça cinco verificações. Elas levam um minuto e evitam uma segunda rodada de e-mails.

• Documento certo: a versão mais recente, com os nomes e datas corretos na primeira página.
• Todas as linhas de assinatura: assinadas, com rubrica onde o formulário pedir.
• Data e nome: digitados ao lado de cada assinatura, numa fonte legível.
• Páginas legíveis: retas, nítidas e na ordem certa.
• Uma cópia para você: o PDF assinado salvo onde você vai encontrá-lo no ano que vem.

Se você assina formulários todo mês, mantenha-os juntos. O MRS guarda os PDFs assinados numa biblioteca com pastas, e a busca encontra um documento pelas palavras de uma página digitalizada, então "aluguel" ou o nome do proprietário traz o arquivo de volta.

Para um sistema completo para seus papéis, leia como ficar sem papel em um fim de semana, comece por como digitalizar documentos no iPhone ou baixe o MRS. Dúvidas sobre o app vão para o suporte do MRS.