手書きの署名をスキャンして、どのPDFにも貼り付ける方法

PDFでフォームが届き、名前を入力するのではなく、ペンで書くいつもの署名を入れたい。来月もまた、何も印刷せずに同じことをしたい。このガイドでは、iPhoneで署名をスキャンする方法、スキャンした署名を書類に追加する方法、そしてインクのまわりに灰色の紙の枠が出ないきれいな仕上がりになる方法を紹介します。

そもそも署名をスキャンする理由

署名をスキャンすると、手書きのサインがどのPDFにも配置できる画像になります。紙か画面に一度署名するだけで、それ以降のフォームは印刷、署名、スキャンを繰り返さずに数回のタップで済みます。元のPDFのページはくっきりしたままで、ファイルもメールで送れる小ささに収まります。

よくある用途は3つです。賃貸契約書、学校の書類、フリーランスの契約書にスマホから署名すること。多くの書類で同じ署名を使うこと。署名欄のないPDFに署名を追加すること。きれいな署名の画像があれば、3つとも簡単です。影やベージュの紙の枠がある画像では、フォームが写真を撮った写真のように見えてしまいます。

スキャンした署名とデジタルIDの違い

スキャンした署名は、ページに配置した手書き文字の画像です。法的には電子署名にあたり、米国の連邦法であるESIGN法は電子署名を記録に付され、署名の意思をもって採用された音、記号、またはプロセスと定義しています。だれが配置したかを証明するものではなく、ファイルをロックするものでもありません。

証明書を使うデジタル署名は暗号技術による方法で、英語版のWikipediaの電子署名の記事では、電子署名はそれとは別の法的な概念とされています。銀行や行政のポータルで「デジタルID」を求められた場合、スキャンした署名ではチェックを通りません。詳しくは電子署名とデジタル署名の違いで解説しています。

iPhoneで署名をスキャンする手順

いちばん手早いのは、紙に書いた署名を撮影し、その写真をPDF編集アプリでPDFに配置する方法です。次の手順では、iPhoneの「カメラ」とMRSを使います。MRSはiPhone用のスキャナー兼PDF編集アプリで、写真を切り取ってどのページにも配置できる画像ツールがあります。

1. 白い無地の紙に署名します。 黒のゲルインクペンやサインペンなど、中くらいの太さの濃いペンを使い、罫線のないきれいなコピー用紙に書きます。いつもの大きさか少し大きめに署名すると、あとで縮小しても線がくっきりしたままです。
2. 写真を撮ります。 窓のそばの平らな場所に紙を置き、iPhoneを真上でまっすぐに構え、署名が画面の大部分を占めるようにします。手やスマホの影が紙に落ちない位置まで動いてから、「カメラ」アプリで撮影します。
3. MRSでPDFを開きます。 「ファイル」アプリからPDFを読み込むか、紙のフォームを書類カメラでスキャンして、エディタで開きます。
4. 「画像」をタップします。 画像ツールで写真ライブラリが開くので、署名の写真を選びます。
5. 余白なく切り取ります。 iOSの切り取り画面には正方形の枠が表示されます。写真を動かしたり拡大したりして、署名が正方形をできるだけ埋めるようにします。枠の中に残した紙は、すべてページ上に表示されます。
6. 署名欄に配置します。 ページに写真が表示されます。移動、サイズ変更、回転をして、文字2行分くらいの高さで署名欄の上に収めます。

MRSは背景を削除しないので、配置した写真には紙の背景が残ります。白いページなら、とくに白い紙を均一な光で撮った場合、その枠はなじみます。色付きの紙、灰色っぽいスキャン、署名の下を通る線があると、枠が見えてしまいます。

よりきれいな方法：MRSで一度だけ描く

MRSでいちばんきれいな署名は、指で描いた署名です。「書類に署名」ツールを開くか、エディタで「署名」をタップし、黒インクか青インクで署名パッドに署名を書きます。紙の背景がまったくないので、色付きでも罫線入りでも、どのフォームにも枠なしで収まります。

MRSは新しい署名を5つまでiPhoneに保存するので、次の書類は2回のタップで済みます。署名の一覧を開き、使いたい署名をタップするだけです。どのページでも、配置、移動、サイズ変更、回転ができます。

ゆっくり書きましょう。ループを急がずに書くと、指の署名がペンの署名にいちばん近くなります。代わりに「マークアップ」でPDFに署名する方法は、iPhoneでPDFに署名する方法で紹介しています。

署名をスキャン・取り込むほかの方法

iPhoneとMacには、署名をデジタルにする方法がほかにもあります。どれも、手間と仕上がりのきれいさのバランスが違います。

iPhoneの「マークアップ」。 「マークアップ」では指で署名を描けます。AppleのiPhoneユーザガイドによると、作成した署名はiPhoneに保存され、次に署名を追加するときに使われます。イニシャルなどのラベルも付けられます。「メモ」や「写真」などの対応アプリで「マークアップ」をタップし、追加ボタンをタップしてから「署名を追加」をタップします。指で描く署名なので、MRSの署名パッドと同じ考え方です。

写真から被写体を抜き出す。 iOSは写真から主な被写体を切り抜けます。Appleの被写体を背景から抜き出すガイドのとおり、写真を開いて輪郭が表示されるまで被写体をタッチして押さえたままにし、「コピー」、「共有」、または「ステッカーを追加」をタップします。ステッカーは「マークアップ」で使えます。署名は細いインクなので、iOSがいつも輪郭で囲むとはかぎりません。白い紙に書いた濃く太い線がいちばんうまくいきます。

MRSは写真を背景ごと配置するので、抜き出した署名は「マークアップ」や「メモ」で使いましょう。

Macの「プレビュー」。 Macを持っているなら、「プレビュー」はMacのカメラで署名を読み取れます。Appleの「プレビュー」ガイドでは、署名を書いた白い紙をカメラに向けて持ち、青い線と同じ高さにして「完了」をクリックすると説明されています。これはMacの機能で、パソコンでPDFに署名する人に向いています。

スキャナー付きのプリンタ。 署名した紙をフラットベッドでスキャンすると、影のない均一な光で読み取れます。スキャンを署名の部分だけに切り取り、画像として保存してiPhoneに送り、上の手順の写真と同じように配置します。この方法でも紙の背景は残ります。

署名のスキャン方法の比較

方法による違いは、おもに残る背景と、使い回すときの手間です。

どれを選ぶか。 どのフォームでもいちばんきれいに仕上げたいなら、MRSか「マークアップ」で描く署名を選びます。ペンの署名に指では再現できない細かさがあり、フォームが白いなら写真の方法を選びます。背景のないペンの署名が必要で、iOSが最初の1回で輪郭を囲めるなら、「被写体を背景から抜き出す」を選びます。

ほかのアプリの比較はiPhone向けのおすすめ署名アプリをご覧ください。

きれいな署名画像を作るコツ

きれいなスキャンは、切り取りよりずっと前、紙の段階で決まります。仕上がりの大部分を左右するのは次の4点です。

ペン。 黒のゲルインクペンや細いサインペンなら、均一で濃い線になります。ボールペンのインクは薄くかすれやすく、太いマーカーは画像を縮小するとにじんでかたまりになります。黒い印刷文字から署名を目立たせたいなら、青インクでもかまいません。

紙。 白い無地のコピー用紙を使います。罫線入りのノートの紙では署名に青い線が入り、クリーム色や再生紙は白いフォームの上でベージュの枠になります。

光。 窓のそばで、横から入る均一な日の光で撮影します。天井の照明では、スマホの影がちょうどインクの上に落ちます。写真が灰色っぽく見えたら、編集するのではなく、もっと明るい場所で撮り直しましょう。

切り取りのルール：正方形を埋める

撮影するときに画面いっぱいに写し、それから余白なく切り取ります。MRSの切り取り枠は正方形なので、横に長い署名は上下に少し紙が残ります。少しまとまった形の署名のほうが、正方形をよく埋められます。

署名をスキャンするときのよくある失敗

見栄えの悪い署名スキャンの原因は、だいたい同じいくつかの癖です。画像を配置する前に確認しましょう。

• 紙に影がある： スマホや手が光をさえぎり、インクの横に暗い部分ができます。紙を動かすか、少し違う角度から撮影します。
• 署名が小さすぎる： 小さい署名をあとで拡大すると、ぼやけてギザギザに見えます。紙には大きめに署名し、PDFの上で縮小します。
• 切り取りが甘い： インクのまわりの紙が、フォーム上で目に見える枠になります。線が端にほぼ触れるまで切り取ります。
• 他人の署名の画像を使い回す： 同僚や過去のフォームから受け取った署名は、その人のものです。自分の署名を作りましょう。
• デジタルIDの代わりになると思う： スキャンした署名は画像なので、証明書を検証するポータルでは拒否されます。どちらの形式を受け付けるか、送り主に確認しましょう。

例外：色付きや罫線入りのフォーム

色付きの紙に印刷されたフォームや、署名のすぐ下に罫線があるフォームでは、写真のまわりの白い枠が目立ちます。こうしたフォームには、MRSの署名パッドか「マークアップ」で描いた、背景のない署名を使いましょう。どうしてもペンの署名を使いたいなら、まず「被写体を背景から抜き出す」を試し、その結果を「マークアップ」で配置します。

セキュリティ：署名の画像は人に見せない

署名の画像があれば多くのフォームに署名できてしまうので、デバイスの中に保管しましょう。署名の画像だけを自分やほかの人にメールで送らず、共有フォルダにも置かないでください。きれいな画像ができたら、古い署名の写真は「写真」の「最近削除した項目」からも削除します。送るのは署名済みのPDFだけにして、署名のファイルを単独で送らないようにしましょう。

MRSが署名を保管する場所

MRSは保存した署名を、iOSのファイル保護がかかったアプリ専用の保存領域としてiPhoneに保管し、アップロードはしません。アカウントも不要です。

スキャン、文字認識、署名は無料です。署名したPDFをMRSから送るにはMRS Premiumが必要で、週ごとか年ごとのプランに3日間の無料トライアルがあり、価格はアプリ内に表示されます。署名したあとで書類を変更したい場合は、署名済みのPDFを編集する方法をご覧ください。

署名のチェックリストと次のステップ

使い回せる署名は、最初に作るときに次の5点を確認すれば完成です。

• 方法を選ぶ： いちばんきれいに仕上げるなら描く署名、ペンの見た目そのままなら写真。
• 紙を用意する： 白い無地の紙に濃いペンで、いつもより少し大きめに署名する。
• 明るい場所で撮る： 均一な日の光で、影がなく、署名が画面いっぱいに写っている。
• 切り取って配置する： 余白なく切り取り、文字2行分くらいの高さで署名欄の上に置く。
• 安全に保管する： デバイスの中だけに置き、古いコピーは削除する。

署名したいフォームがまだ紙なら、iPhoneで書類をスキャンする方法から始めるか、MRSをダウンロードして、スキャン、署名、フォームの保管を1か所で行いましょう。アプリについての質問はMRSサポートまでお寄せください。