Unterschrift einscannen und in jedes PDF einfügen

Ein Formular kommt als PDF, und du willst deine echte Unterschrift darauf, die du mit dem Stift schreibst, statt eines getippten Namens. Und nächsten Monat willst du das wieder tun, ohne etwas auszudrucken. Diese Anleitung zeigt, wie du am iPhone eine Unterschrift scannst, wie du die gescannte Unterschrift in ein Dokument einfügst und welcher Weg ein sauberes Ergebnis liefert, ohne grauen Papierkasten rund um die Tinte.

Warum überhaupt eine Unterschrift scannen?

Wenn du deine Unterschrift scannst, wird dein handschriftliches Zeichen zu einem Bild, das du auf jedes PDF setzen kannst. Du unterschreibst einmal auf Papier oder auf dem Bildschirm, und jedes spätere Formular kostet dich ein paar Taps statt Drucken, Unterschreiben und Scannen. Die Seiten des Original-PDFs bleiben scharf, und die Datei bleibt klein genug für eine E-Mail.

Meist brauchst du das für drei Aufgaben: Mietverträge, Schulformulare und Freelance-Verträge vom Handy aus unterschreiben; eine einheitliche Unterschrift auf vielen Dokumenten haben; und eine Unterschrift in ein PDF einfügen, das kein Unterschriftsfeld hat. Ein gutes Unterschriftsbild macht alle drei leicht. Ein schlechtes, mit Schatten und einem beigen Papierkasten, lässt das Formular wie das Foto eines Fotos aussehen.

Gescannte Unterschrift oder digitale ID

Eine gescannte Unterschrift ist ein Bild deiner Handschrift, das auf einer Seite sitzt. Rechtlich ist sie eine elektronische Signatur, die der US-amerikanische ESIGN Act als Ton, Symbol oder Vorgang definiert, der mit einem Datensatz verbunden ist und mit der Absicht zu unterschreiben verwendet wird. Sie beweist nicht, wer sie gesetzt hat, und sie sperrt die Datei nicht.

Eine digitale Signatur mit Zertifikat ist ein kryptografisches Verfahren, und der Wikipedia-Artikel zur elektronischen Signatur grenzt die elektronische Signatur als rechtlichen Begriff von ihr ab. Verlangt eine Bank oder ein Behördenportal eine „digitale ID“, besteht eine gescannte Unterschrift deren Prüfung nicht. Die ganze Erklärung steht in elektronische Signatur oder digitale Signatur.

So scannst du eine Unterschrift am iPhone, Schritt für Schritt

Am schnellsten scannst du eine Unterschrift, indem du sie auf Papier fotografierst und das Foto in einem PDF-Editor auf dein PDF setzt. Diese Schritte nutzen die iPhone-Kamera und MRS, einen Scanner und PDF-Editor fürs iPhone mit einem Bildwerkzeug, das ein Foto zuschneidet und auf jede Seite setzt.

1. Unterschreibe auf weißem Papier. Nimm einen dunklen Stift mit mittlerer Linie, etwa einen schwarzen Gelschreiber oder Filzstift, auf sauberem, unliniertem Druckerpapier. Unterschreibe in deiner normalen Größe oder etwas größer, damit die Striche scharf bleiben, wenn du sie später verkleinerst.
2. Mach das Foto. Leg das Blatt auf eine ebene Fläche am Fenster, halte das iPhone gerade darüber und lass die Unterschrift den größten Teil des Bildes füllen. Bewege dich, bis kein Schatten deiner Hand oder des Handys auf das Papier fällt, und mach dann das Foto mit der App „Kamera“.
3. Öffne das PDF in MRS. Importiere das PDF aus der App „Dateien“ mit „Datei importieren“, oder scanne das Papierformular mit der Dokumentenkamera, und öffne es im Editor.
4. Tippe auf „Bild“. Das Bildwerkzeug öffnet deine Fotomediathek. Wähle das Foto der Unterschrift.
5. Schneide eng zu. Der Zuschneideschritt von iOS zeigt einen quadratischen Rahmen: Verschiebe und skaliere das Foto so, dass die Unterschrift das Quadrat so weit wie möglich füllt. Jedes Stück Papier, das im Rahmen bleibt, ist auf der Seite zu sehen.
6. Setz sie auf die Linie. Das Foto erscheint auf der Seite. Verschiebe, skaliere und drehe es, bis es auf der Unterschriftslinie sitzt, etwa so hoch wie zwei Textzeilen.

Das gesetzte Foto behält seinen Papierhintergrund, denn MRS entfernt keine Hintergründe. Auf einer weißen Seite fällt dieser Kasten kaum auf, vor allem wenn dein Papier weiß und das Licht gleichmäßig war. Auf farbigem Papier, einem grauen Scan oder bei einer Linie unter der Unterschrift ist der Kasten zu sehen.

Sauberer: Zeichne sie einmal in MRS

Die sauberste Unterschrift in MRS ist eine, die du mit dem Finger zeichnest. Öffne das Werkzeug „Dokument signieren“ oder tippe im Editor auf „Signieren“ und schreib deine Unterschrift auf dem Feld in schwarzer oder blauer Tinte. Das Ergebnis hat überhaupt kein Papier dahinter, es sitzt also ohne Kasten auf jedem Formular, ob farbig oder liniert.

MRS sichert deine 5 neuesten Unterschriften auf dem iPhone, das nächste Dokument braucht also zwei Taps: Öffne die Liste „Unterschriften“ und tippe auf die gewünschte. Du kannst sie auf jeder Seite platzieren, verschieben, skalieren und drehen.

Schreib langsam; eine Fingerunterschrift sieht deiner Stiftunterschrift am ähnlichsten, wenn du die Schleifen nicht hetzt. Wie du ein PDF stattdessen mit „Markieren“ unterschreibst, zeigt die Anleitung, wie du ein PDF auf dem iPhone unterschreibst.

Weitere Wege, deine Unterschrift zu scannen oder zu erfassen

Dein iPhone und dein Mac haben noch mehr Wege, eine Unterschrift in digitale Form zu bringen. Jeder wägt Aufwand gegen ein sauberes Ergebnis ab.

„Markieren“ auf dem iPhone. Mit „Markieren“ zeichnest du eine Unterschrift mit dem Finger, und laut Apples iPhone-Benutzerhandbuch sichert das iPhone sie für das nächste Mal, wenn du eine Unterschrift hinzufügst, mit Labels wie Initialen. Tippe in einer unterstützten App wie „Notizen“ oder „Fotos“ auf „Markieren“, tippe auf die Taste zum Hinzufügen und dann auf „Unterschrift hinzufügen“. Das ist eine gezeichnete Unterschrift, dieselbe Idee wie das Feld in MRS.

Motiv vom Foto ablösen. iOS kann das Hauptmotiv aus einem Foto ausschneiden. Laut Apples Anleitung zum Ablösen eines Motivs öffnest du das Foto, legst den Finger auf das Motiv, bis ein Rahmen erscheint, und tippst dann auf „Kopieren“, „Teilen“ oder „Sticker hinzufügen“; einen Sticker kannst du in „Markieren“ verwenden. Eine Unterschrift ist dünne Tinte, darum erkennt iOS sie nicht immer; dunkle, kräftige Striche auf weißem Papier geben die beste Chance.

MRS setzt Fotos mit ihrem Hintergrund, nutze eine abgelöste Unterschrift also in „Markieren“ oder „Notizen“.

„Vorschau“ auf dem Mac. Hast du einen Mac, kann „Vorschau“ deine Unterschrift über die Kamera des Mac einlesen. Apples Anleitung zu „Vorschau“ sagt: Halte deine Unterschrift auf weißem Papier vor die Kamera, auf gleicher Höhe wie die blaue Linie, und klicke auf „Fertig“. Das ist eine Mac-Funktion, und sie passt zu dir, wenn du PDFs am Computer unterschreibst.

Ein Drucker mit Scanner. Ein Flachbettscan des unterschriebenen Blatts liefert gleichmäßiges Licht ohne Schatten. Schneide den Scan auf die Unterschrift zu, sichere ihn als Bild, schick ihn an dein iPhone und setz ihn dann wie das Foto in den Schritten oben. Er behält trotzdem den Papierhintergrund.

Die Wege zum Scannen einer Unterschrift im Vergleich

Die Wege unterscheiden sich vor allem im Hintergrund, den sie zurücklassen, und in der Arbeit, die das Wiederverwenden kostet.

Welchen Weg du wählst. Nimm eine gezeichnete Unterschrift, in MRS oder in „Markieren“, wenn du auf jedem Formular das sauberste Ergebnis willst. Nimm den Weg über das Foto, wenn deine Stiftunterschrift Details hat, die ein Finger nicht nachmacht, und deine Formulare weiß sind. Nimm „Motiv ablösen“, wenn du die Stiftversion ohne Hintergrund brauchst und iOS sie beim ersten Versuch erkennt.

Weitere Apps vergleicht die beste Unterschriften-App fürs iPhone.

Tipps für ein sauberes Unterschriftsbild

Ein sauberer Scan beginnt auf dem Papier, lange vor dem Zuschneiden. Vier Details entscheiden über das meiste.

Stift. Ein schwarzer Gelschreiber oder ein feiner Filzstift gibt eine gleichmäßige, dunkle Linie. Kugelschreibertinte ist oft blass und setzt aus, und ein dicker Marker verläuft zu Klecksen, wenn du das Bild verkleinerst. Blaue Tinte ist in Ordnung, wenn sich die Unterschrift vom schwarzen Druck abheben soll.

Papier. Nimm weißes, unliniertes Druckerpapier. Liniertes Heftpapier legt blaue Linien durch deine Unterschrift, und cremefarbenes oder Recyclingpapier zeigt sich als beiger Kasten auf einem weißen Formular.

Licht. Fotografiere bei gleichmäßigem Tageslicht am Fenster, mit Licht von der Seite. Deckenlampen werfen den Schatten deines Handys direkt auf die Tinte. Wirkt das Foto grau, mach es bei hellerem Licht neu, statt es zu bearbeiten.

Eine Regel fürs Zuschneiden: Füll das Quadrat

Füll den Bildausschnitt schon beim Fotografieren und schneide dann eng zu. Der Zuschneiderahmen in MRS ist quadratisch, eine lange Unterschrift behält also etwas Papier darüber und darunter; eine etwas kompaktere Unterschrift füllt das Quadrat besser.

Häufige Fehler beim Scannen einer Unterschrift

Die meisten unschönen Unterschriftsscans kommen von denselben paar Gewohnheiten. Prüf diese Punkte, bevor du das Bild setzt.

• Ein Schatten auf dem Papier: Das Handy oder deine Hand verdeckt das Licht und hinterlässt einen dunklen Fleck neben der Tinte. Verschieb das Blatt oder fotografiere aus einem leicht anderen Winkel.
• Zu klein unterschrieben: Eine winzige Unterschrift, später vergrößert, wirkt weich und zackig. Unterschreib auf Papier größer und verkleinere sie auf dem PDF.
• Zu locker zugeschnitten: Papier rund um die Tinte wird auf dem Formular zu einem sichtbaren Kasten. Schneide zu, bis die Striche fast die Ränder berühren.
• Das Unterschriftsbild eines anderen verwenden: Eine Unterschrift, die du von einer Kollegin oder aus einem alten Formular bekommen hast, gehört dieser Person. Mach deine eigene.
• Eine digitale ID erwarten: Eine gescannte Unterschrift ist ein Bild, und ein Portal, das Zertifikate prüft, lehnt sie ab. Frag den Absender, welche Art er akzeptiert.

Sonderfall: ein farbiges oder liniertes Formular

Ein Formular auf farbigem Papier oder mit einer Linie direkt unter der Unterschrift zeigt jeden weißen Kasten rund um ein Foto. Nimm für solche Formulare eine gezeichnete Unterschrift, aus dem Feld in MRS oder aus „Markieren“, denn sie hat keinen Hintergrund. Brauchst du unbedingt die Stiftversion, probier zuerst „Motiv ablösen“ und setze das Ergebnis mit „Markieren“.

Sicherheit: Halte dein Unterschriftsbild privat

Dein Unterschriftsbild öffnet die Tür zu vielen Formularen, also bewahre es auf deinem Gerät auf. Schick das blanke Unterschriftsbild nicht per E-Mail an dich oder andere, leg es nicht in einen geteilten Ordner, und lösche alte Fotos davon, sobald du eine saubere Kopie hast, auch aus „Zuletzt gelöscht“ in „Fotos“. Verschicke unterschriebene PDFs, nie die Unterschriftsdatei allein.

Wo MRS deine Unterschriften aufbewahrt

MRS bewahrt deine gesicherten Unterschriften auf dem iPhone auf, im eigenen Speicher der App mit dem Dateischutz von iOS, und lädt sie nicht hoch. Es braucht keinen Account.

Scannen, Texterkennung und Unterschreiben sind kostenlos; das Senden des unterschriebenen PDFs aus MRS braucht MRS Premium, wöchentlich oder jährlich mit 3 Tagen kostenlosem Test, und die Preise siehst du in der App. Musst du ein Dokument nach dem Unterschreiben ändern, lies, wie du ein unterschriebenes PDF bearbeitest.

Deine Checkliste für die Unterschrift und die nächsten Schritte

Eine wiederverwendbare Unterschrift braucht beim ersten Einrichten fünf Prüfungen.

• Weg wählen: gezeichnet für das sauberste Ergebnis, Foto für den genauen Stiftlook.
• Papier vorbereiten: weiß, unliniert, dunkler Stift, Unterschrift etwas größer als sonst.
• Bei gutem Licht fotografieren: gleichmäßiges Tageslicht, kein Schatten, Unterschrift füllt das Bild.
• Zuschneiden und setzen: enger Zuschnitt, Unterschrift auf der Linie, etwa zwei Textzeilen hoch.
• Sicher aufbewahren: nur auf deinem Gerät, alte Kopien gelöscht.

Liegt das Formular, das du unterschreiben musst, noch auf Papier, beginne mit der Anleitung, wie du auf dem iPhone Dokumente scannst, oder lade MRS herunter, um deine Formulare an einem Ort zu scannen, zu unterschreiben und aufzubewahren. Fragen zur App gehen an den MRS-Support.