Cómo escanear tu firma y ponerla en cualquier PDF

Te llega un formulario en PDF y quieres poner tu firma de verdad, la que haces con bolígrafo, en lugar de tu nombre escrito a máquina. Y quieres repetirlo el mes que viene sin imprimir nada. Esta guía te enseña cómo escanear una firma con el iPhone, cómo añadir la firma escaneada a un documento y qué método da un resultado limpio, sin un recuadro gris de papel alrededor de la tinta.

¿Para qué escanear una firma?

Escanear una firma convierte tu trazo manuscrito en una imagen que puedes colocar en cualquier PDF. Firmas una vez en papel o en la pantalla, y cada formulario posterior te lleva unos toques en lugar de imprimir, firmar y escanear. Las páginas del PDF original se mantienen nítidas, y el archivo sigue siendo lo bastante ligero para enviarlo por correo.

Normalmente se busca para tres cosas: firmar contratos de alquiler, formularios del colegio y contratos de autónomo desde el móvil; mantener la misma firma en muchos documentos; y añadir una firma a un PDF que no tiene campo de firma. Una buena imagen de tu firma facilita las tres. Una mala, con sombras y un recuadro de papel beis, hace que el formulario parezca la foto de una foto.

Firma escaneada o certificado digital

Una firma escaneada es una imagen de tu letra colocada en una página. Legalmente es una firma electrónica, que la ley federal ESIGN de EE. UU. define como a sound, symbol or process attached to a record and adopted with the intent to sign (un sonido, símbolo o proceso unido a un registro y adoptado con la intención de firmar). No demuestra quién la puso y no bloquea el archivo.

Una firma digital basada en certificado es un método criptográfico, y el artículo de Wikipedia sobre la firma electrónica la describe como un concepto jurídico que no se debe confundir con la firma digital. Si un banco o un portal de la administración te pide un "certificado digital", una firma escaneada no pasará su comprobación. La explicación completa está en firma electrónica frente a firma digital.

Cómo escanear una firma con el iPhone, paso a paso

La forma más rápida de escanear una firma es hacerle una foto en papel y colocar la foto en tu PDF con un editor de PDF. Estos pasos usan la Cámara del iPhone y MRS, un escáner y editor de PDF para iPhone con una herramienta de imagen que recorta una foto y la coloca en cualquier página.

1. Firma en un folio blanco. Usa un bolígrafo oscuro de trazo medio, como un gel negro o un rotulador de punta fina, sobre papel de impresora limpio y sin rayas. Firma a tu tamaño normal o un poco más grande, para que los trazos sigan nítidos cuando los reduzcas después.
2. Haz la foto. Pon la hoja sobre una superficie plana junto a una ventana, sujeta el iPhone recto encima y deja que la firma ocupe casi todo el encuadre. Muévete hasta que ninguna sombra de tu mano o del móvil caiga sobre el papel y haz la foto con la app Cámara.
3. Abre el PDF en MRS. Importa el PDF desde la app Archivos, o escanea el formulario en papel con la cámara de documentos, y ábrelo en el editor.
4. Toca Imagen. La herramienta de imagen abre tu fototeca. Elige la foto de la firma.
5. Recorta al ras. El paso de recorte de iOS muestra un marco cuadrado: mueve y amplía la foto para que la firma ocupe todo lo posible del cuadrado. Cada trozo de papel que dejes en el marco se verá en la página.
6. Colócala en la línea. La foto aparece en la página. Muévela, cambia su tamaño y gírala hasta que quede sobre la línea de firma, a una altura de unas dos líneas de texto.

La foto colocada conserva el fondo del papel, porque MRS no elimina fondos. En una página blanca ese recuadro se disimula, sobre todo si el papel era blanco y la luz uniforme. En papel de color, con un escaneo grisáceo o con una línea que pasa por debajo de la firma, el recuadro se nota.

Opción más limpia: dibújala una vez en MRS

La firma más limpia en MRS es la que dibujas con el dedo. Abre la herramienta Firmar documento, o toca Firmar en el editor, y escribe tu firma en el panel con tinta negra o azul. El resultado no tiene papel detrás, así que queda bien en cualquier formulario, de color o con rayas, sin recuadro.

MRS guarda tus 5 firmas más recientes en el iPhone, así que el siguiente documento te lleva dos toques: abre la lista de firmas y toca la que quieras. Puedes colocarla, moverla, cambiar su tamaño y girarla en cualquier página.

Escribe despacio; una firma con el dedo se parece más a la de bolígrafo cuando no corres en los bucles. Para firmar un PDF con Marcación, consulta cómo firmar un PDF en el iPhone.

Otras formas de escanear o capturar tu firma

Tu iPhone y tu Mac tienen más formas de pasar una firma a formato digital. Cada una cambia esfuerzo por limpieza del resultado.

Marcación en el iPhone. Marcación te deja dibujar una firma con el dedo, y el Manual de uso del iPhone de Apple dice que el iPhone la guarda para la próxima vez que añadas una firma, con etiquetas como las iniciales. En una app compatible como Notas o Fotos, toca Marcación, toca el botón de añadir y luego toca Añadir firma. Es una firma dibujada, la misma idea que el panel de MRS.

Separar un sujeto del fondo de la foto. iOS puede recortar el sujeto principal de una foto. Según la guía de Apple para separar un sujeto del fondo, abres la foto, mantienes pulsado el sujeto hasta que aparece un contorno y tocas Copiar, Compartir o Añadir sticker; un sticker se puede usar en Marcación. Una firma es tinta fina, así que iOS no siempre marca su contorno; los trazos oscuros y gruesos sobre papel blanco le dan más opciones.

MRS coloca las fotos con su fondo, así que usa una firma separada en Marcación o en Notas.

Vista Previa en un Mac. Si tienes un Mac, Vista Previa puede leer tu firma con la cámara del Mac. La guía de Vista Previa de Apple dice que sujetes tu firma en papel blanco frente a la cámara, a la altura de la línea azul, y hagas clic en Aceptar. Es una función del Mac, y te conviene si firmas PDF en un ordenador.

Una impresora con escáner. Un escaneo plano de la hoja firmada da una luz uniforme sin sombras. Recorta el escaneo hasta la firma, guárdalo como imagen y pásalo a tu iPhone; después colócalo como la foto de los pasos de arriba. Sigue conservando el fondo del papel.

Métodos para escanear una firma, comparados

Los métodos se diferencian sobre todo en el fondo que dejan y en el trabajo que cuesta volver a usarlos.

Cuál elegir. Elige una firma dibujada, en MRS o en Marcación, si quieres el resultado más limpio en cualquier formulario. Elige la foto si tu firma con bolígrafo tiene detalles que el dedo no puede copiar y tus formularios son blancos. Elige Separar un sujeto del fondo cuando necesites la versión de bolígrafo sin fondo e iOS marque su contorno al primer intento.

Hay más apps comparadas en la mejor app de firmas para iPhone.

Consejos para una imagen de firma limpia

Un escaneo limpio empieza en el papel, mucho antes del recorte. Cuatro detalles deciden casi todo el resultado.

Bolígrafo. Un bolígrafo de gel negro o un rotulador de punta fina da una línea uniforme y oscura. La tinta de un bolígrafo normal suele ser pálida y salta, y un rotulador grueso se convierte en manchas cuando reduces la imagen. La tinta azul está bien si quieres que la firma destaque sobre el texto negro.

Papel. Usa papel de impresora blanco y liso. El papel de libreta con rayas pone líneas azules sobre tu firma, y el papel crema o reciclado aparece como un recuadro beis sobre un formulario blanco.

Luz. Haz la foto con luz de día uniforme cerca de una ventana, con la luz de lado. Las luces del techo ponen la sombra del móvil justo sobre la tinta. Si la foto sale gris, repítela con más luz en lugar de editarla.

Una regla de recorte: llena el cuadrado

Llena el encuadre al hacer la foto y luego recorta al ras. El marco de recorte de MRS es cuadrado, así que una firma alargada deja algo de papel arriba y abajo; una firma algo más compacta llena mejor el cuadrado.

Errores comunes al escanear una firma

Casi todos los escaneos de firma feos vienen de las mismas costumbres. Revísalas antes de colocar la imagen.

• Una sombra en el papel: el móvil o tu mano tapan la luz y dejan una mancha oscura junto a la tinta. Mueve la hoja o haz la foto desde un ángulo algo distinto.
• Firmar demasiado pequeño: una firma diminuta, ampliada después, se ve borrosa y dentada. Firma más grande en el papel y redúcela en el PDF.
• Un recorte holgado: el papel alrededor de la tinta se convierte en un recuadro visible en el formulario. Recorta hasta que los trazos casi toquen los bordes.
• Reutilizar la imagen de la firma de otra persona: una firma que recibiste de un compañero o de un formulario antiguo es suya. Haz la tuya.
• Esperar que valga como certificado digital: una firma escaneada es una imagen, y un portal que verifica certificados la rechazará. Pregunta a quien te lo envía qué tipo acepta.

Caso especial: un formulario de color o con rayas

Un formulario impreso en papel de color, o con una línea justo debajo de la firma, deja ver cualquier recuadro blanco alrededor de una foto. Usa una firma dibujada para estos formularios, desde el panel de MRS o Marcación, porque no tiene fondo. Si tienes que usar la versión de bolígrafo, prueba primero Separar un sujeto del fondo y coloca el resultado con Marcación.

Seguridad: mantén privada la imagen de tu firma

La imagen de tu firma abre la puerta a muchos formularios, así que guárdala en tu dispositivo. No te envíes por correo la imagen de la firma suelta ni se la mandes a otros, no la subas a una carpeta compartida y, cuando tengas una copia limpia, borra las fotos antiguas, también del álbum Eliminado de Fotos. Envía PDF firmados, nunca el archivo de la firma por separado.

Dónde guarda MRS tus firmas

MRS guarda tus firmas en el iPhone, en el almacenamiento propio de la app con la protección de archivos de iOS, y no las sube a ningún sitio. No necesita cuenta.

Escanear, reconocer texto y firmar es gratis; enviar el PDF firmado desde MRS requiere MRS Premium, semanal o anual con 3 días de prueba gratis, y los precios aparecen en la app. Si necesitas cambiar un documento después de firmarlo, lee cómo editar un PDF firmado.

Tu lista de comprobación de la firma y próximos pasos

Una firma reutilizable requiere cinco comprobaciones la primera vez que la preparas.

• Elige el método: dibujada para el resultado más limpio, foto para el aspecto exacto del bolígrafo.
• Prepara el papel: blanco, sin rayas, bolígrafo oscuro y firma algo más grande de lo habitual.
• Haz la foto con buena luz: luz de día uniforme, sin sombras, con la firma llenando el encuadre.
• Recorta y coloca: recorte al ras, firma sobre la línea a unas dos líneas de texto de altura.
• Guárdala de forma segura: solo en tu dispositivo, con las copias antiguas borradas.

Si el formulario que tienes que firmar sigue en papel, empieza por cómo escanear documentos con el iPhone, o descarga MRS para escanear, firmar y guardar tus formularios en un solo sitio. Las preguntas sobre la app van al soporte de MRS.