iPhoneでPDFに署名して数分で返送する方法

賃貸契約の更新書類が夜にメールで届き、「明日までに署名して返送してください」と書かれています。でも家にプリンタはありません。このガイドでは、iPhoneでPDFに署名する方法、すでにiPhoneにあるツールやスキャナアプリでPDFに署名を追加する方法、そしてその署名がどこまで有効かを説明します。

iPhoneでPDFに署名するほうが、印刷・署名・スキャンより良い理由

iPhoneでPDFに署名すれば、印刷、ペンでの署名、スキャンし直しという3つの手間がなくなります。従来の方法は品質も落とします。印刷とスキャンを繰り返すたびに、灰色の縁や傾きが加わり、ファイルも重くなるからです。PDFに直接署名を置けば、元のページは鮮明なまま、メールで送れる軽さを保てます。

メールで届く書類の多くは、ごく普通の手続き書類です。学校の同意書、賃貸の申込書、業務委託契約書、クリニックの同意書などです。送り主が見たいのは、正しい欄にある署名、氏名、日付の3つで、iPhoneなら数分でそろえられます。

2つの方法：自分で署名するか、依頼を通して署名するか

PDFへの署名には2つの方法があります。1つ目は、ファイルを受け取り、署名を置いて返送する方法で、この記事で扱うのはこちらです。2つ目は、送り主が署名依頼サービスを使う方法で、メールでリンクが届き、入力欄を案内され、誰がいつ署名したかが記録されます。

メールに「確認して署名」のようなボタンがあれば2つ目の方法なので、そのサービス内で署名します。PDFが普通に添付されているなら、この先のガイドが役立ちます。

iPhoneのマークアップでPDFに署名する方法

マークアップはiOSに内蔵された描画・注釈ツールで、追加のアプリなしでPDFに署名できます。AppleのiPhoneユーザガイドによると、書類を開き、iOSに促されたら「ファイル」アプリで開いて「保存」をタップします。次にマークアップボタン、追加ボタンの順にタップし、「署名を追加」を選び、指で署名して「完了」をタップします。

署名がページに表示されたら、欄の上へドラッグします。枠の青い点をドラッグすると大きさを変えられます。署名はiOSに保存されるので次回は一覧から選べ、フルネームとイニシャルのように複数を保存することもできます。

メールと「ファイル」でマークアップを探すには

マークアップは、書類のプレビュー画面のツールバーにあります。「メール」ではPDFの添付ファイルをタップしてプレビューを開き、「ファイル」ではファイルをタップします。Appleは「メモ」と「写真」も対応アプリに挙げており、「写真」では書類を撮った写真に同じ「署名を追加」が使えます。

マークアップは1つのPDFに署名するには十分です。紙しかない書類は、たとえば「メモ」の書類スキャナで先にスキャンし、そのスキャンに署名します。

MRSでPDFに署名する手順

MRSはiPhone用のスキャナ兼PDFエディタで、この作業のための「書類に署名」ツールがあります。以下の手順で、メールで届いた書類や紙の書類を、送れる状態の署名済みPDFにできます。

1. 「書類に署名」を開く。 MRSで「ツール」を開き、「書類に署名」をタップします。紙の書類なら、ページの縁を検出してまっすぐに補正する書類カメラでスキャンし、メールから「ファイル」に保存したPDFなら読み込みます。
2. エディタが開くのを待つ。 スキャンや読み込みが終わると、MRSは署名できる状態でPDFエディタを開くので、ツールを探す必要はありません。
3. 署名を描く。 指で署名パッドに署名し、黒か青のインクを選びます。青いインクなら、どれが署名かが相手にひと目で伝わります。
4. 欄の上に配置する。 署名を移動、拡大縮小、回転して、自然な大きさで署名欄に収めます。少し傾いたスキャンでは回転が役立ちます。
5. 日付と氏名を入れる。 テキストツールをタップし、欄の横をタップして日付と氏名を入力します。フォントは7種類、サイズは12〜48、色は9色から選べます。
6. 確認して共有する。 すべてのページをスクロールして確認し、iOSの共有シートからメール、メッセージ、AirDropで送るか、「ファイル」に保存します。

MRSは最新5件の署名をiPhoneに保存するので、次の書類は署名一覧を開いて使いたい署名をタップするだけ、2タップで済みます。スキャン、文字認識、署名は無料です。署名済みPDFをMRSから送る機能はMRS Premiumに含まれ、価格はアプリ内に表示されます。

よくある失敗：署名の大きさ

ページの半分を占める署名は雑に見え、読点ほどの小さな署名は汚れのように見えます。高さは書類の文字2行分ほど、幅は印刷された項目名にかからず署名欄に収まる程度が目安です。指を離す前に拡大して位置を合わせ、縮小して相手が見るのと同じようにページ全体を確認しましょう。

マークアップとMRSと署名依頼サービスの比較

マークアップ、MRS、DocuSignのような署名依頼サービスは、同じ作業の別々の部分を担います。下の表は、iPhoneでPDFに署名する人にとって、それぞれに何ができるかを比べたものです。

どれを選ぶか

メールで届いたPDFに1か所署名するだけなら、マークアップで十分です。紙の書類から始めるとき、署名をよくするので署名と署名済みの控えを検索できるライブラリにまとめたいとき、印刷の文字と区別できる青インクを使いたいときはMRSが向いています。署名依頼サービスは送り主側の道具です。DocuSignは自社製品を、書類を送り、署名し、追跡するためのものと説明しており、同じ契約に複数人が署名する場面で役立ちます。

iPhoneで描いた署名に法的な効力はある？

画面に描いた署名は電子署名、つまり署名の意思をもって書類に付ける印です。手書きの署名を画像としてページに置いたもので、暗号技術で本人確認や改ざん検知を行う証明書ベースのデジタル署名とは別物です。電子署名に関するWikipediaの記事は、この2つの言葉が法的な概念と技術的な手法を指すと説明しています。

米国のESIGN法は、署名や契約が電子的な形式であることのみを理由に法的効力を否定されないと定めています。EUのeIDAS規則は、高度電子署名や適格電子署名でないことだけを理由に電子署名を裁判で退けてはならないとし、適格電子署名には手書きの署名と同じ効力を認めています。詳しくはeIDASの概要にまとめられています。

先に相手に確認すべきとき

ESIGN法には例外が定められています。遺言や遺言信託、養子縁組や離婚、裁判所の命令や提出書類、立ち退きや差し押さえの通知などです。銀行、公証人、勤務先が特定の手続きを求めることもあります。規制のある契約や高額な契約では、署名する前にどの署名なら受け付けるかを送り主に確認しましょう。この記事は一般的な情報で、法的助言ではありません。

iPhoneでPDFに署名するときのよくある失敗

差し戻される書類の多くは、署名そのものではなく小さな見落としが原因です。送信前に次の点を確認しましょう。

• 古い版に署名する： 古いメールへの返信には、昨年の契約書が添付されていることがあります。最新の添付ファイルを開き、1ページ目の日付を確認しましょう。
• ページの見落とし： 契約書によっては3ページ目に署名、7ページ目にイニシャルが必要です。すべてのページをスクロールし、欄や枠、「イニシャル」の文字を探しましょう。
• 日付や氏名がない： 多くの書類は、署名、氏名、日付を同じ行に求めます。テキストツールで3つとも入れましょう。
• ぼやけたスキャン： 暗い場所でスキャンした書類は、署名後に読みにくくなります。iPhoneでプロのようにスキャンする方法で紹介しているとおり、窓の近くで暗い机に平らに置いてスキャンし直しましょう。
• PDFではなく写真を送る： 署名したページのスクリーンショットでは、ほかのページが抜け、文字の画質も落ちます。PDFファイルそのものを共有しましょう。

特殊なケース：入力欄のある書類

送り主のソフトで作られた、文字を入力できる欄のあるPDFもあります。「ファイル」のマークアップでは空欄をタップして入力でき、iOSの自動入力で連絡先カードから関連する複数の欄を一度に埋められます。MRSはページの上に文字を配置して記入するので、印刷しても見た目は同じです。テキストボックスや位置合わせについてはスマホでのPDF編集の基本で詳しく解説しています。

PDF署名のチェックリストと次のステップ

送信する前に、次の5点を確認しましょう。1分で終わり、メールのやり直しを防げます。

• 正しい書類： 最新の版で、1ページ目の氏名と日付が正しいこと。
• すべての署名欄： 署名済みで、求められた場所にイニシャルがあること。
• 日付と氏名： 各署名の横に、読みやすいフォントで入力されていること。
• 読みやすいページ： まっすぐで鮮明、順番どおりであること。
• 自分用の控え： 署名済みPDFを、来年も見つけられる場所に保存したこと。

毎月のように書類に署名するなら、まとめて保管しましょう。MRSは署名済みPDFをフォルダつきのライブラリに保存し、スキャンしたページ内の文字でも検索できるので、「賃貸」や大家さんの名前で書類をすぐに呼び出せます。

書類をまとめて整理したいなら週末でペーパーレス化する方法を読み、まずはiPhoneで書類をスキャンする方法から始めるか、MRSをダウンロードしてください。アプリについての質問はMRSサポートへどうぞ。